23.09.2021

ready & go führt papierloses Büro ein

Die Fahrzeuge sind schon seit einigen Jahren papierlos unterwegs: Die Auftragsabwicklung verläuft komplett digital übers Smartphone – inklusive digitaler Unterschrift. Jetzt macht ready & go den nächsten Schritt: Das Unternehmen digitalisiert das Büro. Dabei greift es auf das Know-how der Firma Schmidt + Berner zurück, die in einem Workshop die Möglichkeiten der Digitalisierung aufzeigte und Lösungen maßschneiderte.

„Wir haben jetzt eine Software implementiert, die Rechnungseingänge aus den E-Mails direkt verarbeitet und den Kollegen zur Prüfung digital vorlegt – damit müssen wir keine Rechnung mehr ausdrucken und die Papierablage entfällt“, sagt Sven Otten, Geschäftsführer von ready & go. Selbst Verträge und Dokumente ließen sich jetzt digital unterschrieben. Damit verläuft nun auch das Recruiting-Verfahren von der Bewerbung bis hin zur Vertragsunterzeichnung digital und automatisiert.

Das papierlose Büro bringt auch Kunden Vorteile: Über die neue Software können sie auf ihre Unterlagen zugreifen und zum Beispiel Statusinformationen von Sendungen oder die digitale Unterschrift des Empfängers einsehen. Die Rechnung erstellt und versendet das System automatisch – soweit der Kunde eine Rechnung per E-Mail wünscht. Doch damit ist die Digitalisierung im Hause ready & go noch nicht abgeschlossen.

„Im nächsten Schritt werden wir das Rechnungs- und Mahnwesen samt Dokumentenarchiv automatisieren“, kündigt Sven Otten an. „Voraussichtlich zum Sommer 2022 werden wir dann voll digital sein, sodass man im Prinzip nur höchstens noch einen Notizblock auf dem Schreibtisch braucht, falls man mal was schnell mitschreiben möchte.“